Control de asistencia: qué exige la Res. Exenta 38 de la DT
Qué regula la Resolución Exenta N°38/2024 de la Dirección del Trabajo, sus requisitos clave, cómo verificar si un sistema está autorizado y qué preguntar al proveedor.
La Ley 21.561, que modificó el Código del Trabajo para reducir la jornada laboral, incorporó al artículo 33 un mandato para la Dirección del Trabajo (DT): fijar las condiciones y requisitos de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia. La DT lo cumplió con la Resolución Exenta N°38, de 26 de abril de 2024, publicada en el Diario Oficial el 9 de mayo de 2024. Esta guía resume su texto oficial.
Qué regula
La resolución se aplica a las plataformas electrónicas de registro y control de asistencia, no a los mecanismos en papel, como el libro, ni a los dispositivos mecánicos. Su definición es amplia: incluye toda plataforma, dispositivo o aplicación que se use, directa o indirectamente, para obtener información sobre asistencia, horas trabajadas o descansos, aunque esa no sea su finalidad principal. El propio texto pone como ejemplo una aplicación de mensajería usada para avisar el inicio o el término de la jornada.
Distingue dos pasos:
- Certificación: análisis técnico hecho por una empresa independiente del desarrollador, del comercializador y del empleador, que concluye que la plataforma cumple todos los requisitos. Se repite cada 24 meses.
- Autorización: la otorga la DT mediante un Ordinario de su Departamento Jurídico. Recae sobre el sistema, no sobre la empresa que lo vende, y dura dos años desde la fecha del Ordinario.
Las autorizaciones de sistemas generales emitidas con la normativa anterior mantuvieron su vigencia hasta el 26 de abril de 2025, salvo que vencieran antes.
Requisitos principales
La lista completa es extensa. Estos son los puntos que más afectan la operación:
- Identificación: al menos dos formas de reconocimiento, y una de ellas no puede usar biometría ni datos personales. El empleador define cuál es la principal y cuál la de respaldo en el contrato o en el reglamento interno.
- Integridad: cada marcación genera un hash o checksum (se recomienda SHA-2) que debe poder verificarse en línea.
- Transmisión en línea: las marcas se envían a una base de datos central. Donde no hay conexión permanente, se acepta capturar la marca y enviarla automáticamente al recuperar la señal, solo en casos excepcionales y justificados.
- Comprobantes: el trabajador recibe automáticamente en su correo personal un comprobante imprimible de cada marcación.
- Portal de fiscalización: un sitio web seguro, disponible 7 días por 24 horas, con acceso permanente para los fiscalizadores de la DT.
- Acceso del trabajador: consulta de todos sus registros en cualquier momento, con un historial mínimo de cinco años.
- Reportes: asistencia, jornada diaria, domingos y festivos, cambios de turno, reporte diario e incidentes técnicos, exportables a Excel, PDF y Word.
- Correcciones: el empleador solo puede modificar o agregar marcaciones en los casos previstos. El sistema avisa al trabajador por correo y este tiene 48 horas para oponerse.
- Alertas y bloqueos: alertas por marcas faltantes y por jornadas que exceden los límites legales. Bloquear la posibilidad de marcar no se ajusta a la norma.
- Datos personales: consentimiento escrito para datos como la huella digital, y destrucción entre 90 y 120 días después del término de la relación laboral.
El empleador, además, debe mantener disponible la información del sistema hasta por cinco años, incluso si cambia de proveedor.
Cómo verificar si un sistema está autorizado
La DT publica en su sitio el listado de sistemas de registro y control de asistencia que se ajustan a la Resolución Exenta N°38. Para cada sistema indica el nombre, la empresa, el número de Ordinario, la fecha de autorización, la fecha de vencimiento y la entidad certificadora. La resolución dispone que ese registro se actualice mensualmente.
Al revisarlo, conviene comprobar que el nombre coincida exactamente con el sistema que se ofrece (un cambio de nombre de la solución requiere una nueva autorización) y que la fecha de vencimiento no haya pasado.
La DT agrega dos advertencias: autoriza los sistemas, no a las empresas que los comercializan ni a los usuarios, y su autorización no excluye que el empleador sea fiscalizado y sancionado si se detectan infracciones. Usar un sistema electrónico no autorizado es, además, una de las infracciones que enumera la resolución.
Qué preguntar al proveedor
- ¿Cuál es el número de Ordinario de la autorización y cuándo vence?
- ¿Qué entidad certificó el sistema?
- ¿Cuáles son los dos métodos de identificación y cuál no usa biometría?
- ¿Cómo funciona sin señal y cómo se sincronizan esas marcas?
- ¿Cómo acceden a la información los fiscalizadores y los trabajadores?
- ¿Cómo se registran y notifican las correcciones de marcas?
- ¿Cómo se tratan y destruyen los datos personales?
- Si cambio de proveedor, ¿cómo recupero el historial?
- Si la autorización se cancela, ¿cómo me avisarán? La resolución obliga al proveedor a informar a sus clientes dentro de 5 días hábiles.
SmartClock
SmartClock, el sistema de control de asistencia de BWhale, está en proceso de certificación ante la Dirección del Trabajo (Res. Exenta N°38/2024). Cuando la DT lo autorice, aparecerá en ese listado; mientras tanto, la recomendación de este artículo también nos aplica: verifica el estado de cualquier sistema en la fuente oficial.
